Un agente de IA que responde las dudas de los interesados, los cualifica y los acompaña en la matrícula por WhatsApp, y recuerda clases, exámenes y pagos. Captas más alumnos y dedicas menos tiempo a gestión.
El problema en academias y centros de formación
En una academia, llegan interesados a todas horas preguntando por cursos, precios y horarios, pero contestarlos a tiempo y acompañar la matrícula consume el día. Y los recordatorios de clases o pagos se hacen a mano, uno a uno.
- Interesados que preguntan por cursos fuera de horario y se enfrían sin respuesta.
- Matriculación lenta porque hay que perseguir documentación y pagos.
- Recordatorios de clases, exámenes y pagos gestionados a mano.
- Preguntas repetitivas (precios, horarios, plazas, modalidad) que ocupan al equipo.
Qué automatizamos para ti
No te soltamos un menú de cinco cosas. Empezamos por el quick win que más te alivia y, si funciona, escalamos. Esto es lo que más impacto tiene en academias y centros de formación:
1. Agente de información y cualificación de cursos
Responde 24/7 las dudas de cada interesado, detecta qué curso le encaja y agenda una llamada o visita con la información ya recogida. Captas leads que hoy se pierden de noche.
2. Asistente de matriculación
Guía al alumno en el alta, recoge la documentación que falta y facilita el pago, escalando al equipo solo cuando hace falta. La matrícula deja de atascarse.
3. Recordatorios de clases, exámenes y pagos
Avisos automáticos que reducen ausencias e impagos y quitan al equipo el trabajo de ir recordando uno a uno.
Lo que requiere tu criterio profesional sigue siendo tuyo. El agente se encarga de lo repetitivo (atender, reservar, recordar, recoger datos) y deriva siempre a una persona cuando hace falta. La IA propone, tu equipo decide.
Resultados típicos
Estos son los rangos de mejora que se suelen ver tras unos meses de operación. Son orientativos y dependen de tu volumen real, pero dan una idea del orden de magnitud:
Preguntas frecuentes
¿El agente sabrá explicar bien mis cursos?
Lo entrenamos con tu oferta real (cursos, precios, horarios, requisitos), así que responde como lo haría tu equipo. Y lo que no sabe, lo deriva a una persona.
¿Sirve para formación online y presencial?
Sí. El agente informa, cualifica y matricula igual en ambos casos, y los recordatorios se adaptan a clases presenciales o sesiones en línea.
Tengo un CRM o plataforma de la academia, ¿lo cambio?
No. Nos conectamos a lo que ya usas, no lo sustituimos.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
El diagnóstico es gratis. Un primer quick win (información y cualificación, o recordatorios) suele estar listo en pocas semanas, con precio cerrado y sin permanencia. En la sesión de 45 minutos te damos números para tu caso.
Si quieres profundizar en este sector, te lo contamos en detalle aquí: 5 procesos de una academia que puedes automatizar hoy.
Sigue leyendo
Y si prefieres ver el proceso concreto por dentro, aquí lo tienes paso a paso: reactivación de leads fríos con IA y recordatorios y confirmación de citas con IA.