Un sistema que recoge los briefs que entran a cualquier hora, persigue por ti los assets que el cliente nunca manda a tiempo, responde el "¿cómo va lo mío?", prepara el reporting mensual a cliente y lee las facturas de tus proveedores. La operativa se ocupa sola y tu equipo se queda donde aporta valor: en la creatividad.
Da igual cómo os llaméis — agencia creativa, estudio de branding, agencia de marketing o de publicidad, productora de contenidos: la trastienda es la misma y la automatización con IA la resuelve igual. Esto es lo que hacemos, y lo que nunca tocamos.
El problema en una agencia creativa o de marketing
El talento se va en lo que debería: estrategia, diseño, dirección de arte. Pero alrededor del trabajo creativo hay una trastienda que se come las horas y que nadie quiere hacer.
- Briefs y peticiones de presupuesto que entran a deshoras y tardan en contestarse, y mientras el lead se enfría.
- Proyectos parados esperando que el cliente mande el logo, los textos, los accesos o las referencias.
- Presupuestos y propuestas que se montan a mano una y otra vez, restando tiempo a lo creativo.
- El goteo constante de "¿cómo va lo mío?" interrumpiendo al equipo en pleno foco.
- Facturas de freelances y proveedores de producción que alguien tiene que teclear cada semana.
Qué automatizamos para ti
No te soltamos un menú de cinco cosas. Empezamos por el quick win que más te alivia y, si funciona, escalamos. Esto es lo que más impacto tiene en una agencia creativa:
1. Captación y cualificación de briefs 24/7
Un agente recoge la petición entrante por la web o WhatsApp a cualquier hora, hace las preguntas clave (tipo de proyecto, alcance, plazos, presupuesto orientativo) y te lo deja cualificado y ordenado. El lead no se enfría y el equipo solo entra cuando el proyecto tiene sentido.
2. Onboarding de proyecto y recopilación de assets
En cuanto se cierra el proyecto, el sistema le pide al cliente todo lo que hace falta (logo, textos, manuales, accesos, referencias), se lo recuerda solo si no responde y lo deja recogido y ordenado. Se acabó perseguir materiales por correo.
3. Agente de estado, propuestas y consultas
Responde 24/7 las preguntas frecuentes y el estado de cada proyecto, y prepara borradores de presupuesto y propuesta a partir del brief para que tú solo revises y firmes. Además, la lectura de facturas de proveedores se hace sola y un asistente interno con la información de la agencia ayuda al equipo.
4. Reporting a cliente y calendario de contenidos al día
Si llevas cuentas de marketing, el mes se te va en dos rutinas: montar el informe de cada cliente y alimentar el social media. El agente unifica los datos de las campañas (Ads, Analytics, redes) y prepara el reporting mensual con los KPIs y un comentario en lenguaje claro, listo para que la persona de cuentas lo revise y envíe. Y para el calendario de contenidos, deja preparados los borradores en el tono de cada marca para que el equipo solo apruebe. La estrategia y las piezas finales, tuyas; el trabajo mecánico de recopilar, montar y ordenar, del agente.
La creatividad es tuya. La estrategia de marca, el diseño y la dirección de arte siguen en manos de tu equipo, siempre. El agente se encarga de lo repetitivo (recoger, recordar, responder, ordenar) y deriva a una persona cuando hace falta. La IA libera tiempo para crear; no crea por ti.
Resultados típicos
Estos son los rangos de mejora que se suelen ver tras unos meses de operación. Son orientativos y dependen de tu volumen real, pero dan una idea del orden de magnitud:
Preguntas frecuentes
¿La IA va a meter mano en lo creativo?
No. La estrategia, el diseño y la dirección de arte siguen siendo de tu equipo. Automatizamos la operativa que rodea al trabajo creativo: recoger briefs, perseguir assets, responder estados, leer facturas. Lo que da personalidad a tu marca no se toca.
¿Encaja con las herramientas que ya usamos?
Sí. Se monta encima de lo que tenéis (correo, WhatsApp, Slack, Notion, vuestro gestor de proyectos). No te pedimos cambiar de herramientas ni que el equipo aprenda nada nuevo.
Trabajamos con marcas grandes, ¿qué pasa con la confidencialidad?
Los datos de cada proyecto se tratan de forma privada y solo se usan dentro de tu agencia. Definimos contigo qué información maneja el agente y qué no, y queda acotado. Nada se comparte fuera.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
El diagnóstico es gratis. Un primer quick win (por ejemplo la captación y cualificación de briefs) suele estar listo en pocas semanas, con precio cerrado y sin permanencia. En la reunión de 45 minutos te damos números para tu caso.
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Si quieres profundizar en este sector, te lo contamos en detalle aquí: 5 procesos de una agencia creativa que puedes automatizar hoy.
Y si prefieres ver el proceso concreto por dentro, aquí lo tienes paso a paso: presupuestos y propuestas automáticas con IA y cualificación y scoring de leads con IA.